|
Arkivrutinar for Feios skule - Vik kommune Daglege post- og arkivrutinar Posten blir henta av sentralarkivet, og saksposten blir opna og registrert i Acos. Saksarkivet er fullelektronisk, og dokumenta blir difor oppbevart i godkjent arkivrom og sletta etter omlag eitt år. Personleg adressert post blir lagt i posthylla til Feios skule. Faktura blir levert til skanning på kommunekassa. 1. Sakspost Sakspost skal registrerast i Acos Websak. Dersom sakspost vert levert direkte til skulane, skal denne posten sendast til sentralarkivet for registrering. All utgåande sakspost skal skrivast/registrerast i Acos Websak. E-post skal hansamast som vanleg post, og skulen kan sjølv registrere inngåande e-post direkte i Acos WebSak. 2. Elevdokument Arkivverdig post som vert sendt/motteke av lærarane, og som gjeld enkeltelevar, skal registrerast på elevmappa i Acos. Dokument motteke på e-post eller sms skal slettast etter at dei er komne inn i Acos. Elektronisk elevmappe i Acos skal innehalde: Gjeld alle elevar: - Resultat frå kartleggingsprøvar og nasjonale prøvar - Vurderingsskjema etter foreldresamtalar / elevsamtaleskjema (haust/vår) - Varslingsbrev sendt til heimen (vurderingsgrunnlag, orden/åtferd, fråver) - Notat skrive av tilsette på skulen ( hendingar / observasjonar / telefonsamtalar) - Alle brev som gjeld enkelteleven (heim – skule, instansar) - Fråverssøknader Tillegg for elevar med rett til tilpassa opplæring: - Tilråding frå PPT - Søknad om ekstra timeressurs - Vedtak om tilpassa opplæring - IOP med halvårsvurderingar Registrering av elevar, karakterar og vitnemål blir registrert elektronisk i fagsystemet Visma Flyt Skule. Det er automatisk integrasjon mot Acos, som har godkjent arkivkjerne. 3. Klassedokument Oversikt over elevar, og elevar med SFO-tilbod, skal dokumenterast i eiga sak i Acos. Det skal opprettast klassemapper per klasse, som skal fylgje klassen gjennom alle skuleåra. Klassemappa skal innehalde: - Alle brev og skriv som gjeld klassa - Informasjonsskriv som vert sendt til klassa - Referat frå alle foreldremøte (haust / vår) - Dokument som gjeld klassemiljøet - Klasseresultat på gjennomførte klassemiljøundersøkingar (t.d. trivselsundersøkingar / mobbeundersøkingar) - Notat skrive av tilsette på skulen (t.d. om hendingar / tiltak som vert sett i verk) 4. Andre postrutinar - Politiattestar skal sendast til sentralarkivet, etter at attesten er kontrollert. Kvar skule lagar eiga oversikt over tilsette, og kor tid politiattest er levert. Attesten blir registrert i Acos, ved at det blir skanna inn standardarket "politiattest levert". Politiattesten blir oppbevart på sentralarkivet og makulert etter eitt år. - Dokument som gjeld tilsette, skal sendast sentralarkivet, og arkiverast på elektronisk personalmappe i Acos. - Innskriving av nye elevar og flyttemeldingar skal journalførast i Acos WebSak |